Kysymys:
Mitkä ovat menetelmät tehokkaiden kokousten järjestämiseksi?
chrisjlee
2012-04-11 05:35:28 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Millä tavoin mielekkäitä ja tehokkaita kokouksia voidaan koordinoida? Tehokkaat määritellään ytimekkääksi, soveltamisalan seuraamiseksi, tekemällä päätöksiä jne.

Kaikista yrityksessä pitämistämme kokouksista näyttää siltä, ​​että ne ovat tehottomia ja joilla ei ole ohjeita.

Viime aikoina kokouksissamme on ollut kyse prosessinhallinnasta ja tavoitteiden noudattamisesta yrityksessä: laskutettavien tuntien lisääminen, verkkokehityksen kannattavuuden parantaminen jne.

Ja tietysti kokouksemme ovat ironisesti nimettyjä tehokkuuskokouksia.

Tärkeintä kokouksissa: pidä ne lyhyinä. Tuottavuus seuraa.
Kolme vastused:
#1
+13
yannis
2012-04-11 06:53:23 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Jeff Atwood laatii muutaman yksinkertaisen ohjeen äskettäisessä blogiviestissä:

  1. Mikään kokous ei saa koskaan olla yli tunti, kuolemanrangaistuksen alaisena.

    Kokouksen ensimmäinen ja tärkein rajoitus on kaikkien yritysten arvokkain kuviteltavissa oleva resurssi: aika. Jos et sovi kokoukseesi noin tunnissa, siinä on jotain syvästi vikaa, ja sinun pitäisi korjata se ensin. Joko siihen osallistuu liian monta ihmistä, kokouksen laajuus on liian laaja tai kokouksen pitäminen sujuvana on yleistä keskittymisen puutetta. Haastan kuka tahansa muistamaan kaiken, mitä tapahtuu monen tunnin kokouksessa. Kun kaikki muu epäonnistuu, pidä se lyhyenä!

  2. Jokaisessa kokouksessa tulisi olla selkeästi määritelty tehtäväkuva.

    Mikä on tehtävänne kokouksenne? Voitteko määritellä kokouksen tarkoituksen yhdellä ytimekkäällä lauseella? Suosittelen epäröimään "esityslistan" ja "esityslistan kohtien" käyttämistä, koska sana esityslista merkitsee jättimäistä, tylsiä luettelomerkkejä kattavista asioista. Varmista vain, että kokouksen tarkoitus on selkeä kaikille; loput hoitavat itsensä.

  3. Tee kotitehtäväsi ennen kokousta.

    Koska kokouksessasi on selkeästi määritelty jokainen kokoukseen osallistuva tietää etukäteen, mistä heidän on puhuttava ja jaettava, ja hänellä on se valmis menemään ennen kuin he kävelevät huoneeseen. Eikö? Näin voimme pitää kokouksen tunnissa. Jos et ole tehnyt kotitehtäviä, sinun ei pitäisi olla kokouksessa. Jos kukaan ei ole tehnyt kotitehtäviä, kokous on peruutettava.

  4. Tee siitä valinnainen.

    "Pakolliset" kokoukset ovat cop-out. Kaikkien kokouksessa olevien tulisi olla siellä, koska he haluavat olla siellä tai heidän on oltava siellä. Yksi varma tapa pitää itsesi vastuullisena kokouksesta on tehdä kaikista valinnaiset. Kuvittele kokouksen pitämistä, johon ihmiset todella halusivat osallistua, koska se oli… hyödyllistä. Tai mielenkiintoista. Tai viihdyttävä. Tee nyt se tapahtumaan!

  5. Tee yhteenveto tehtävistä kokouksen lopussa.

    Jos kokoustasi ei koskaan tapahtunut, mitä seurauksia sillä olisi? Jos rehellinen vastaus siihen on melkein mikään, kokouksellasi ei ehkä ole syytä olla olemassa. Jokainen todella tuottava kokous saa asioita tapahtumaan suoraan kokouksessa tehtyjen päätösten seurauksena. Sinä vastuullisena kokouksen osanottajana olet vastuussa siitä, mitä sinun on tehtävä - ja jokainen huoneessa oleva voi todistaa sen tekemällä yhteenvedon tehtäväluettelosta kaikkien eduksi ennen kuin he lähtevät kokouksesta.

Aloin ymmärtää ytimekkäiden kokousten merkityksen, kun aloimme tehdä päivittäin stand up -työkaluja työssä. Tyypillisesti stand-upit ovat aikaruutuja, ja yksinkertainen tosiasia, että seisot miellyttävän istumisen sijasta, on ylimääräinen kannustin olla tarkka ja tuhlata aikaa tyhjäkäynnissä, jos vain päästäksesi läpi mahdollisimman pian. Ei tietenkään ole järkevää, että kaikki nousevat seisomaan pidemmän kokouksen aikana, mutta ainakin puhujan pitäisi.

Minusta henkilökohtaisesti useimmat kokoukset ovat melko tylsiä. Olen kova kehittäjä ja kiinnostunut vain vähän työn teknisistä näkökohdista. Minusta on melko haastavaa seurata ja osallistua kokouksiin, joihin liittyy muuta kuin koodia. Edellisellä keikalla johtajalla oli tämä äärimmäisen haitallinen ajatus siitä, että meidän kaikkien pitäisi olla mukana kaikessa, ja melkein joka viikko minun piti istua ja kuunnella paskaa, josta minulla ei ollut juurikaan ymmärrystä eikä mitenkään ollut tapaa antaa palautetta. Se oli kaikkien ajan tuhlausta, joka johti pian mini mellakkaan. Tiedän, että hänen aikomuksensa olivat hyvät, mutta ei ole mitään syytä osallistua ihmisiin kokoukseen, kun heillä ei ole mitään arvokasta tarjottavaa.

Nykyisellä pääkeikallani olen etätyötä ja kohtaan siis ainutlaatuisia haasteita kokouksissa. Voin osallistua vain Skypen kautta, ja kokouksissa, joihin osallistuu yli pari ihmistä, huomaan olevani pyytänyt kaikkia (mutta puhujaa) hiljentymään melkein viiden minuutin välein. Tyhjäkäynnistä, josta et edes huomaa, kun olet huoneessa, tulee hämmentävä voimakas huhu, kun olet kaukana ja sinulta puuttuu visuaalisia viitteitä, kuten kehon kieli, jotka auttavat aivoasi keskittymään keskusteluun tai jättävät sen kokonaan huomioimatta. Esimerkiksi joskus minusta on melko vaikea erottaa sarkasmi, joka johtaa hankaliin hetkiin useammin kuin kerran.

Ratkaisu oli riittävän yksinkertainen, dokumentaatio. Sillä, että minulla on selkeä asialista ennen kokousta ja siitä kiinni pitäminen, auttaa minua keskittymään tärkeään ja poistamaan kokonaan kaiken, mikä ei ole. Yhteenveto tehtävistä (Atwoodin viimeinen kohta) on myös erittäin hyödyllinen, koska voin käydä sen läpi myöhemmin ja nähdä, olenko unohtanut jotain tärkeää, sanoi, kun buzz oli hieman kovempaa kuin tavallisesti tai muutaman muutaman ajan sekunnin kuluessa siitä, kun verkko tai Skype toimi.

Sinun tulee tuoda esiin huolesi johdolle tai kenelle tahansa, joka on vastuussa kokousten järjestämisestä yrityksessäsi. "Tehokkuuskokoukset" voivat olla joko tuottavia tai täydellistä ajanhukkaa, en usko, että on olemassa keskitie, koska he ovat luonnostaan ​​tylsiä ja (useimmat) ihmiset, jotka eivät ole mukana, vain luopuvat ja pitävät heitä tauona työstä. Kun (jos) niin tapahtuu, sinun on käsiteltävä sitä nopeasti, ennen kuin se menee käsistä.

"Tee valinnaiseksi" -piste räjäytti mieleni.
Yannisin vastaus on erinomainen. Ainoa asia, jonka lisääisin, jos kulttuurisi antaisi sen tapahtua, on laittaa laatikko oven eteen, jotta jokainen voi "tarkistaa" älypuhelimensa, kun hän tulee sisään, ja ottaa vastaan, kun hän lähtee.
#2
+8
jefflunt
2012-04-11 05:47:18 UTC
view on stackexchange narkive permalink
  • Aseta selkeä tavoite ja toteuta se. Jos kokous kestää kauan, koska mielestäsi tarvitaan enemmän keskustelua, ajoita seuranta.
  • Jos huomaat, että kokouksen tavoitteita ei saavuteta, selvitä miksi ja korjaa se. Jos huomaat syyn johtuvan siitä, että kokouksessa ei ole mitään tärkeätä, peruuta sitten kokous. Olisit yllättynyt siitä, kuinka moni ihminen kuulisi tämän lähestymistavan ja sanoi: "Mutta olemme aina ollut tämä kokous. Voimmeko tehdä sen ?! "
  • Etsikää tehokkaampia tapoja saada asiat aikaan kuin kokousten kautta (voitko keskustella suoraan päättäjien kanssa sulkematta tärkeitä ääniä päätöksestä; voi lähetät tietoja sähköpostitse sen sijaan, että keskeytät työn ja kokoat kaikki yhteen vain levittämään tietoa)?
  • Mitä enemmän pomppeja ja olosuhteita sinulla on kokousten ympärillä, sitä todennäköisempää on, että he ovat alkaneet palvoa The Kokouksen (ja kokouksen johtavien ihmisten) muuttaminen kuin mielekkään työn tekeminen.
  • Kuten mikä tahansa, kokous tulisi valita viestinnän ja yhteistyön muodoksi, koska se on paras työkalu tiettyyn työhön, samalla tavalla kuin valitsisit ratkaisun yritysongelmaan, n koska kokoukset ovat "mitä teemme".

Tässä on myös luettelo viidestä käytännöllisestä vaihtoehdosta kokousten järjestämiselle, joilla voidaan usein saavuttaa kokouksia tarvitsematta käyttää niin paljon organisaation aikaa ja ihmisiä.

#3
+5
mhoran_psprep
2012-04-11 06:18:40 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Parasta, mitä tiedän kokouksen parantamiseksi, on luoda, julkaista ja pitää kiinni asialistasta.

Selkeästi kirjoitettu esityslista, joka sisältää kokouksen tavoitteen tai tavoitteet, varmistaa, että kokouksen johtaja on käyttänyt kokouksen valmisteluun tarvittavan ajan. Se antaa myös kaikille tietää, mitä on tarkoitus tapahtua. Se voi jopa yksinkertaistaa muistiinpanojen tekemistä, koska tallennat enimmäkseen toimintokohteita ja päätöksiä.



Tämä Q & A käännettiin automaattisesti englanniksi.Alkuperäinen sisältö on saatavilla stackexchange-palvelussa, jota kiitämme cc by-sa 3.0-lisenssistä, jolla sitä jaetaan.
Loading...